O projeto do governo que integra diversos órgãos em um único ambiente digital, denominado eSocial, passou a ser obrigatório para algumas classes em fevereiro deste ano e até janeiro de 2017 será implementado para todos os empregadores do país. Muitas dúvidas estão surgindo com a mudança. Para ajudar a esclarecer as questões sobre o tema, confira um pequeno guia sobre o eSocial.
1. O que é eSocial?
É um canal digital que funciona de forma similar aos programas de declaração de Imposto de Renda, onde o usuário preenche os dados e depois faz a transmissão para o governo. Nele, os empregadores devem inserir as informações trabalhistas dos seus empregados.
Seu principal objetivo é garantir os direitos previdenciários e trabalhistas e o cumprimento das obrigações dos empregadores, aprimorando a qualidade das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais e agilizando pagamentos como o FGTS.
2. Quais órgãos fazem parte do eSocial?
Integram o eSocial a Caixa Econômica Federal, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o Ministério da Previdência (MPS), o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB). Assim, através da plataforma é possível estar em dia com todas as leis exigidas no Brasil, nos âmbitos trabalhista, previdenciário e tributário.
3. Ele é obrigatório?
Será, a partir de setembro de 2016, para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões no ano base 2014, exceto para os eventos referentes às tabelas de ambientes de trabalho, comunicação de acidentes de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho, que passam a entrar em vigor em janeiro de 2017.
Já os demais empregadores, como Pequenas e Médias Empresas (PMEs), ruralistas, Microempreendedores Individuais (MEI) com empregado, segurados especiais, empregadores domésticos, micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional, contribuintes individuais e produtores rurais pessoa física passam a ser obrigados a prestarem informações através do eSocial em janeiro de 2017, exceto eventos relativos ao ambiente de trabalho que entram em vigor a partir da competência julho 2017.
4. O que muda com o eSocial?
Nenhuma obrigação será acrescentada com a implantação do eSocial. O que muda é a forma de entrega das informações, que atualmente é feita de forma descentralizada aos diversos órgãos e muitas vezes repetida. Além de não haver uma padronização entre os dados e cadastros, dificultando liberações de pagamento de FGTS e a fiscalização.
As mudanças serão bem maiores para as empresas de grande porte, porque muitas vezes são setores diferentes que cuidam de folha de pagamento e admissões por exemplo. Os sistemas são formatados em linguagem que não necessariamente será ajustada a do eSocial.
5. Que tipos de informação o eSocial solicita?
Desde a criação do projeto, essa parte tem sido constantemente testada e alterada afim de se tornar viável. Iniciou com 69 eventos, mas atualmente eles foram reduzidos para 39. Mesmo com a redução, a plataforma ainda é considerada complexa. Esses eventos são divididos em eventos periódicos, tais como folha de pagamento e informações sobre comercialização da produção rural e eventos não periódicos, como admissões, registros de acidentes de trabalho e afastamentos temporários, todos com prazos bem delimitados para envio. Informações de cadastro tanto de empregadores quanto de empregados também são solicitados.
6. O eSocial é seguro?
Sim, mas como ele funciona como os programas de declaração de Imposto de Renda com transmissão criptografada, cabe ao usuário manter em segurança suas informações caso mantenha cópias digitais em seus hardwares.
7. O eSocial exige certificação digital para as transmissões?
Sim, a transmissão será realizada por meio de autenticação e assinatura digital, aumentando a segurança do projeto. Para isso, o empregador terá que ter um certificado digital válido. Apenas os empregadores com somente um funcionário poderão acessar a plataforma através de um código.
8. O eSocial será um distribuidor de multas?
Não é este o objetivo do eSocial. Haverá um tempo de adequação à plataforma, bem como possibilidade de envio de retificações, o que não significa que os empregadores não devam encarar o projeto com seriedade, porque ele vem para ficar e inaugurar uma nova era na administração de RH.