2 erros comuns das empresas que utilizam ERP Protheus – Parte 1

Os ERPs são sistemas informatizados fundamentais para a gestão das organizações, no entanto muitas empresas podem cometer alguns erros na utilização do sistema, que comprometem um melhor aproveitamento do mesmo. Os erros ocorrem principalmente devido à pequena experiência com o uso do software, como o Protheus, e pouco conhecimento sobre as possibilidades de adaptação às particularidades da empresa.

Confira dois erros que são comuns em muitas empresas que passaram recentemente pela fase de implementação do ERP Protheus ou que estão mudando de sistema:

Empresa não tem todos departamentos integrados no ERP Protheus 

A principal vantagem do uso de um ERP é integrar todos departamentos da empresa em um mesmo sistema de gestão, possibilitando, entre outros fatores, a automação de processos e armazenamento de informações. No entanto, em alguns casos por falta de conhecimento ou pouca experiência no software, muitas empresas não integram todos seus departamentos ou processos de trabalho no ERP.

Confira os principais problemas que podem surgir se a instituição não tiver todos ambientes integrados no ERP Protheus:

.  Incerteza do número que vem de outro sistema para realizar a integração com Protheus;

. Dificuldade de construir um layout de integração de dois sistemas que possuem linguagens diferentes;

.  Usuário se deparar com duas ou mais ferramentas diferentes do que com a qual ele está habituado a trabalhar, podendo atrasar seu trabalho e diminuir sua produtividade;

Dificuldades de acordo com o setor

Além de citar estes problemas gerais causados pela falta de integração dos departamentos no ERP Protheus, também é possível elencar dificuldades que as empresas encontram dependendo do setor a qual pertencem:

. Comércio: grande dificuldade de conciliação nas vendas de varejo e de integrar estas informações ao Protheus. Por exemplo, um varejista com muitas vendas de cartão ainda tem problemas em integrar um sistema de conciliação de cartão com seu ERP. Mas este tipo de integração é possível e isso traria maior segurança e rapidez para a empresa, além de evitar um grande trabalho manual da equipe do financeiro para fazer o fechamento das vendas.

. Indústria: dificuldades em integrar a formação de custos padrão da empresa ao seu ERP. As indústrias estabelecem regras padrões de formação de custo e para aderir isso ao ERP Protheus, são necessárias alterações de rotinas do workflow, para que ele produza formação técnica qualificada no relatório de entrega para o tipo de custeio que a indústria queira fazer. Contudo, nem sempre as empresas possuem este tipo de rotina de custo padrão.

.  Serviço: principais dificuldades estão no atendimento das obrigações acessórias entre municípios. Para isso, são adotadas, na maioria das vezes, ferramentas paralelas para fazer o controle do monitoramento das obrigações acessórias, com o objetivo de conseguir melhor aderência e um resultado fiscal qualificado.  Para cada tipo de natureza jurídica da sua devida atividade, vai se definindo dores e tipos de controle que tem que ser feito em paralelo, para que a empresa tenha segurança e garantias de uma apuração fiscal e um resultado de fechamento contábil, por exemplo. Estes controles são necessários para atender todas informações que o governo precisa, o que é feito nas obrigações acessórias.

Também sobre a questão de integração dos ambientes e departamentos no Protheus, é importante observar que as dificuldades não estão relacionadas ao software em si, mas com a qualificação dos usuários. O sistema, para que não tenha erros, necessita que os usuários sigam rotinas, controles e prazos de fechamento de cada ambiente.

É preciso harmonia, disciplina, organização e alinhamento horizontal entre todos ambientes, para que não se prejudique uma integração total. Esta integração traz diversos benefícios para a empresa, tais como qualidade de informação e prazo de reporte para a diretoria.

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