BPO (Business Process Outsourcing) ou seja, Terceirização de Processos de Negócios, é a contratação de uma empresa para prover serviços para tarefas específicas dentro da sua organização, garantindo o nível de serviço. BPO tem se tornado uma tendência mundial, cada vez mais presente em organizações dos mais variados segmentos.
Em todo e qualquer ramo empresarial há determinados processos que, apesar de não fazerem parte do foco principal do negócio, são essenciais para o funcionamento da empresa. São exemplos o setor de Contabilidade, Fiscal e de Recursos Humanos.
Você já imaginou uma instituição que não tenha estas três áreas funcionando adequadamente e alinhadas às particularidades do negócio? Seria muito difícil dela se manter no mercado, pois os setores Contábil, Fiscal e RH são essenciais para que qualquer organização continue em atividade e competitiva.
Através do BPO muitas empresas conseguem melhorar tanto a produtividade de seus funcionários como a qualidade de determinadas atividades administrativas. Ao evitarem a utilização desnecessária de recursos próprios e com maior assertividade trazida com a terceirização, estas empresas conseguem reduzir custos e obter maiores margens de lucro.
Veja os principais benefícios em se realizar a terceirização de processos na empresa:
#1 – Maior assertividade e soluções mais rápidas
Com BPO, especialistas com know how técnico para a área contratada ficam encarregados de realizar as atividades. Isto garante melhores resultados e agilidade aos processos. Com uma resolutividade maior dos problemas encontrados na área, é possível reduzir custos e potencializar os lucros. Resolutividade é a capacidade de resolver ou finalizar um processo, simplificando e agilizando procedimentos. E é justamente isso que a terceirização de processos realiza nas empresas, trazendo maior assertividade e soluções ágeis para a gestão empresarial.
Podemos colocar como exemplo o departamento fiscal de uma empresa. A área fiscal demanda muito know how, principalmente em um país como o Brasil, no qual há várias obrigações principais e acessórias que a empresa precisa se adequar. Além disso, se é uma instituição que trabalha em mais de um estado ou município, também há ainda mais adequações a serem realizadas.
Ou seja, a questão tributária necessita de muito tempo investido dos funcionários e também, possivelmente, a contratação de vários profissionais para realizar essas atividades. Sem contar que, se há atrasos nas entregas das obrigações ou inadequações, a empresa pode pagar multas ou ter muito retrabalho, aumentando seus gastos. É um departamento no qual o empresário gasta bastante tempo e preocupação para analisar se está correto.
Com o outsourcing Fiscal, a empresa que realiza o BPO irá se responsabilizar por toda adequação tributária da instituição, garantindo muito mais segurança por, justamente, contar com especialistas com know how técnico que estão qualificados para apresentar soluções mais assertivas e rápidas. Também possuem conhecimento do sistema de gestão no qual a empresa trabalha e realizam toda parametrização necessária para que a empresa não encontre dificuldades em se adequar ao Fisco.
#2 – Mais tempo para seu negócio
Dizer que tempo é dinheiro pode ser até um clichê contemporâneo, mas não deixa de ser verdade. Afinal, seja no mundo dos negócios ou nas rotinas diárias, ter mais tempo é um desejo para a maioria das pessoas. Não sendo possível parar o relógio, a solução é conseguir resolver mais assuntos ou tarefas em menos tempo.
No mundo corporativo, otimizar o tempo investido é essencial, isso torna-se verdadeiro tanto no setor de produção da empresa quanto na gestão da instituição. Uma opção para otimizar o tempo do diretor da empresa é a contratação de uma empresa para realizar o BPO de algumas áreas da instituição.
Como já explicamos, em qualquer ramo empresarial há determinados processos que, apesar de não fazerem parte do foco principal do negócio, são essenciais para o funcionamento da organização. No entanto, quando o empresário se dedica e se preocupa com a realização desses processos, ele tem menos tempo para focar no próprio negócio.
Com a contratação de uma empresa para realizar a terceirização de processos, os gestores não precisam se preocupar com essas áreas abrangidas pelo BPO. Podemos citar novamente como exemplo, o setor fiscal, que costuma dar dor de cabeça a muitos empresários. Assim, com a segurança tributária garantida pela outsourcing fiscal, há mais tempo para o empresário se dedicar exclusivamente à gestão de seu negócio, otimizando e potencializando seus resultados.
#3 – Redução de custos com BPO
Com um BPO qualificado que adota as melhores práticas do mercado e que conheça as particularidades e necessidades de seu negócio ꟷ gerando maior assertividade aos processos e agilidade nas soluções ꟷ, a redução de custos na empresa torna-se uma consequência direta.
Coloquemos como exemplo a atuação da TDF Gestão Contábil, cuja especialidade é realizar o BPO Contábil, Fiscal e de RH dentro do ERP Protheus. A TDF trabalha com um índice de redução efetiva entre 17 e 25% do custo sobre operação. Esse total de redução de custo, que é visível na última linha do DRE do cliente, é uma somatória do trabalho de BPO da empresa, que envolve a redução de encargos e riscos trabalhistas, do custo do tempo de envolvimento do empresário e da redução de carga tributária.
TDF: benefícios reais e quantificados
“A redução de custos realizada com o BPO da TDF é composta de um índice médio de mercado que traz um coeficiente de redução direta de 17% a 25% visível na última linha do DRE da empresa”, afirma Tiago Jacobsen, CEO da TDF.
A TDF Gestão Contábil é composta por um time de gestores contábeis qualificados no back office Contábil, Fiscal e RH com especialização no Protheus. Com experiência e compreensão dos ambientes de controladoria, contribui para sua empresa tomar as melhores decisões baseadas em informações confiáveis, além de otimizar a qualificação da sua equipe no ambiente Protheus.
A mesa técnica da TDF conhece o negócio dos clientes e é especializada em três linhas: serviço, varejo e indústria. “O conhecimento do tipo de negócio faz com que você tenha uma familiarização mais qualificada para desempenhar uma análise de processos, para gerar um BPO qualificado e aí sim caminhar para uma redução de custos efetiva”, explica Jacobsen.