Entenda porque a transição da contabilidade externa para dentro do ERP é necessária, quais são os riscos de não realizá-la, seus benefícios para a valorização da empresa e o passo a passo de como iniciar essa transição da melhor forma. Confira! 

Investir em um ERP robusto é cada vez mais necessário para este mercado competitivo e para a sobrevivência do seu negócio. Esse investimento é necessário e traz garantias para melhorar a performance e o crescimento sustentável da sua operação. 

Atualmente encontramos empresas que possuem ERPs com integração entre a cadeia produtiva e administrativa, contudo não realizam em seus módulos o backoffice Contábil, Fiscal e Departamento Pessoal.

Deixando, dessa forma, para fora do sistema de gestão os fechamentos contábeis e fiscais. Isso reduz o valor da sua empresa e aumenta a taxa de risco do seu negócio.

Se você quer parar de sofrer com esses problemas, precisa conferir agora este artigo completo que preparamos com os especialistas da TDF. 

É a leitura introdutória essencial para melhor compreender o processo de transição e implantação do backoffice, com detalhes ricos e importantes para você.

Assim como as razões que explicam porque é essencial para sua empresa ter a assistência de um escritório contábil especializado em atender no ERP.

Acompanhe e deixe seu comentário para saber mais!

Qual o momento certo para realizar a transição da contabilidade externa para dentro do ERP?

Entender as regras da companhia e as suas políticas é fundamental para definir o momento certo de ter a contabilidade externa dentro do ERP.

E lógico que o primeiro passo é em relação à segurança e confiança destas informações que transitam fora do sistema de gestão.  

É preciso identificar que chegou a hora e que seus processos estão maduros para promover as mudanças necessárias da transição, elencar o escopo e atacar com prazo de início e fim. 

Apontamos  alguns sinais que é hora de implantar e ter seus dados, integrados e gerados por um único ERP:

• Realiza as operações com ERP que possui ambiente contábil, fiscal e folha de pagamento;
• Balancete e DRE com a visão gerencial da empresa;
• Necessita de reporting à Controladoria e ao Conselho Diretivo no menor prazo possível;
• Integrações entre os centros de custo e garantia dos resultados para tomada decisão;
• Compliance fiscal;
• Entender que todas as melhorias realizadas no ERP beneficiam diretamente a operação;
• Definição de processos internos que trazem à luz o apoderamento das informações x usuários.

Passo a passo para a transição da contabilidade externa para dentro do ERP

Após identificar se o momento certo da sua empresa realizar transição da contabilidade externa para dentro do ERP, é preciso saber qual o passo a passo para efetivamente realizar essa transição.

1. Pesquise especialistas e soluções para a transição

Quando problemas e oportunidades são diagnosticados, fica mais fácil partir para a próxima etapa: definir o melhor fornecedor e especializado no software (ERP) em uso na empresa. 

Isso é fundamental para sua empresa, colaborando para a transição contábil, fiscal e departamento pessoal dentro do ERP e irá ajudar a conquistar as metas traçadas. 

Então faça uma pesquisa e descubra que existem ESCRITÓRIOS CONTÁBEIS focados em atender em ERPs e isso vai garantir uma melhor performance em resultados de atendimento e implantação na sua empresa. 

Alguns escritórios são escolhas mais acertadas, por terem mais tempo de mercado e fazerem o uso específico da ferramenta. Como é o exemplo da TDF GESTÃO CONTÁBIL, que está há 17 anos no mercado atuando no ERP PROTHEUS. 

“Fornecemos o melhor quadro técnico e processos para o uso da empresa, dessa forma, o resultado trazido pela TDF, impacta diretamente os processos fiscais e contábeis, construindo resultados confiáveis”, destaca o CEO da TDF, Tiago Jacobsen.

2. Construa um plano de transição

Após a elaboração do cronograma e linha do tempo, a migração para o uso do BACKOFFICE contábil, fiscal e departamento pessoal para um ERP deve ser feita em etapas para garantir uma transição com o maior detalhamento e segurança possível — inclusive para os usuários envolvidos. 

Não dá, portanto, para pular direto para a execução. Com seus objetivos traçados e a solução escolhida, é hora de desenhar o fluxo de todo o processo, incluindo prazos, responsabilidades e testes. E o cronograma precisa ser seguido!

Afinal, o equilíbrio de um projeto de transformação dentro de uma empresa envolve comprometimento e previsibilidade para não haver frustração com metas inalcançáveis.

3. Busque o Escritório Contábil especialista no ERP da empresa

Uma qualificada ideia na hora de construir seu plano de ação é contar com a ajuda de um escritório contábil especializado com o ERP usado pela empresa. 

Contrate a solução de uma empresa que tenha expertise no ERP, na implantação e que ofereça o devido suporte. 

Com essa ajuda, você terá uma noção melhor do impacto causado pela tecnologia na rotina operacional dos ambientes: CONTÁBIL, FISCAL e DEPARTAMENTO PESSOAL.

Também saberá como minimizar obstáculos comuns em projetos de implementação. Evitando problemas como: retrabalho, erro de escopo, solução insuficiente, quebras de prazo, entre outros.

4. Compartilhe com a equipe interna e do Escritório Contábil o processo

Com toda a migração definida, falta agora acrescentar o fator humano na equação. Afinal de contas, uma solução tecnológica só é tão eficiente quanto a capacidade dos usuários de aproveitarem os novos recursos, não é verdade? 

É claro que essa conversa já deve estar presente desde o primeiro passo, com sugestões e opiniões que ajudem a entender com mais clareza como um ERP pode colaborar com o trabalho de todos. 

Principalmente neste momento, o foco precisa estar em treinamento e comunicação interna. Todos os departamentos precisam conhecer o processo pelo qual passarão, entendendo seu papel nessa missão.

Com uma equipe entrosada e que já sabe usar o sistema a ser implantado, a empresa colhe os frutos dessa transformação digital desde o primeiro dia.

5. Valide e defina o Compliance Fiscal, Contábil e Departamento Pessoal antes de partir para a próxima fase

Finalmente começa a implementação propriamente dita! A partir daqui, não tem muito segredo: é seguir o plano elaborado e contar com a ajuda da empresa contratada para incluir o ERP na rotina operacional. 

Só tome cuidado para não atropelar processos. Na prática, muitos gestores pecam por quererem apressar a migração, acabando por ter problemas lá na frente. 

Entenda: a ideia do planejamento por etapas é exatamente para que você e sua equipe possam verificar e validar cada uma delas antes de partir para a próxima. 

E já vale adiantar que o passo que tende a demandar mais atenção é a migração de informações de negócio. Trata-se de uma oportunidade perfeita para reestruturar seu banco de dados e incluir mais inteligência e performance na tomada de decisões.

6. Avalie os índices de performance que medirão após implantação do Backoffice no ERP:

A implementação de uma nova solução de gestão é o melhor momento para definir os indicadores de performance que acompanharão os resultados ao longo do tempo. 

Esses KPIs precisam ser monitorados levando em conta os benefícios que um ERP traz para qualquer negócio. Tais como:

• Redução de custos operacionais;
• Agilidade nos reporting do balancete e DRE;
• Performance de funcionários no uso das análises e relatórios;
• Qualidade de atendimento para clientes e fornecedores, nos aspectos de legislação, compliance, auditoria externa;
• Cumprimento de prazos ao conselho e diretoria;
• Otimização de processos;
• Valorização da empresa.

Quer realizar a transição da contabilidade externa para dentro do ERP da empresa?

Então entre em contato com os consultores da TDF e saiba como esse processo é feito em nosso escritório contábil especializado no ERP Protheus. 

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