O backoffice é toda parte responsável pela gestão, operação interna e organização da empresa, caracterizado por não ter um contato direto com os clientes. Pode-se incluir nessa área os setores de Contabilidade, Fiscal, de Recursos Humanos e Logística, entre outros, dependendo das particularidades de cada organização.

De maneira geral, o backoffice envolve os procedimentos administrativos que são essenciais para viabilizar o funcionamento da empresa. Rotinas de backoffice bem estruturadas e otimizadas possibilitam alavancar resultados e o crescimento saudável da organização.

A otimização do backoffice reflete na linha de frente do atendimento aos clientes, com a prestação de serviços e oferta de produtos mais eficientes. No entanto, justamente pelo fato do backoffice estar, como o próprio nome inglês indica, “por trás do balcão” da empresa, muitos gestores não dão a devida atenção a essas áreas, prejudicando a eficiência da instituição.

Neste artigo reunimos os 3 principais sinais que indicam que o backoffice de sua empresa precisa ser otimizado.

1. Falta de clareza sobre os processos de backoffice

A falta de visão clara de como os processos organizacionais se relacionam e de como são as entradas e saídas e os fluxos de trabalho, impede a correta administração do backoffice.

Com a falta de visão do gestor sobre os processos responsáveis pela administração do negócio, há falta de informação e de integração entre dados e atividades.

Por esses motivos, é fundamental realizar um levantamento dos fluxos processuais internos, mapeando procedimentos, rotinas, tarefas e responsáveis daquelas tarefas que fazem parte do backoffice.

Somente com esse mapeamento será possível conectar as informações, identificar demandas, os fluxos de trabalho interrompidos, ou com problemas, e até mesmo funcionários ociosos.

2. Falta de integração entre os departamentos

Com os fluxos e processos de trabalho mapeados, será mais fácil conectar as informações entre si, dando uma visão mais clara para o gestor sobre a empresa como um todo. Considerando que a falta de integração entre os departamentos, são um dos grandes entraves que dificultam a gestão da empresa.

A falta de integração causa um abismo entre os departamentos e muitas vezes um isolamento das equipes, pois a falsa percepção de que cada departamento deve fazer somente o seu trabalho, distancia todos do ideal comum da empresa.

Isso traz grandes prejuízos para a organização, a medida que  torna o trabalho mais difícil tanto na execução das tarefas quanto no relacionamento entre as pessoas.

3. Pouca comunicação entre o backoffice e demais áreas

Não é porque o backoffice lida com aspectos procedimentais do negócio, que ele não deve se integrar a outros setores da instituição e manter uma boa comunicação entre eles. A falta de estratégias comunicacionais nas empresas dificulta esse processo e aumenta as chances de ocorrerem erros nos processos e distanciamento entre equipes

Investir em processos eficientes de comunicação e na interface de sistemas operacionais pode ser a chave que a sua empresa precisa para melhorar a integração entre os departamentos e, dessa forma, fazer com que os objetivos em comum sejam alcançados mais rapidamente e com melhor performance.

Como é possível otimizar o backoffice da sua empresa?

Além de ficar atento aos sinais citados acima e seguir as indicações para melhorar estes três fatores dentro da empresa, outro ponto importante para a otimização do backoffice, é contar com um Sistema de Gestão Empresarial integrado (ERP).

A principal vantagem do uso de um ERP é integrar todos departamentos da empresa em um mesmo sistema de gestão, possibilitando, entre outros fatores, a automação de processos, armazenamento de informações e relatórios consistentes que possibilitam a tomada de decisão mais estratégica e eficiente.

No entanto, mesmo com um ERP, há empresas que não utilizam todas as possibilidades do software, não tendo os resultados esperados. Nesses casos, a melhor alternativa é contratar a terceirização desses processos de backoffice.

Com a terceirização (outsourcing) do backoffice há uma garantia de resultados para a empresa, pois dessa forma ela conta com profissionais especializados nas funções contratadas e na otimização desses processos.

A TDF Gestão Contábil realiza o backoffice Contábil, Fiscal e de Recursos Humanos de empresas que usam o ERP Protheus, da Totvs, contribuindo para a melhora da performance de organizações de todo Brasil. Conheça mais sobre nossa atuação.

Principais benefícios da otimização do backoffice

A otimização do backoffice da empresa proporciona a redução de custos e do tempo de prestação de serviço, melhoria na experiência do consumidor  e maior transparência de gastos organizacionais.

Outra consequência importante é a melhoria da satisfação dos funcionários, já que a agilidade dos processos administrativos internos contribui para um ambiente de trabalho mais profissional e eficiente.

A otimização na comunicação e integração entre departamentos também influencia nessa satisfação, pois aumenta a empatia entre os colaboradores e diminui os possíveis ruídos entre equipes.

Melhora a performance da empresa e alavanca os resultados com processos mais organizados e bem estruturados.